Tulisan ini adalah kelanjutan dari tulisan sebelumnya tentang analisa beban kerja. Pada tulisan sebelumnya berisi deskrispsi (uraian) variable-variabel yang digunakan untuk mengukur beban kerja suatu unit kerja, pada tulisan ini akan dijelaskan tentang sistematika pengukuran, indikator-indikator unit kerja, simulasi hasil perhitungan beban kerja, dan perhitungan jumlah kewajaran karyawan.
Sistematika Pengukuran
Secara
skematis langkah-langkah perhitungan beban kerja sebagai berikut:
Langkah
1 : Survey Awal (Unit kerja yang diobservasi)
Langkah
2 : Penentuan Indikator Unit Kerja
Langkah
3 : Observasi
Langkah
4 : Penentuan Perhitungan Beban Kerja
Langkah
5 : Perhitungan Jumlah Karyawan Kewajaran
Survey Awal
Survey
awal ditujukan untuk mengetahui tugas-tugas responden dengan lebih pasti,
sehingga kuesioner yang akan dibuat lebih dekat dengan permasalahan yang ada. Survey
awal dilakukan dengan mewawancarai responden atau mempelajari job description
objek obesrvasi. Data yang diperlukan, sebagai berikut :
- Banyaknya kelompok kerja untuk per area alat produksi
- Produk /jasa yang dihasilkan setiap kelompok kerja
- Waktu kerja yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh setiap kelompok kerja
- Jam kerja efektif
- Komposisi karyawan per gender
- Alur kerja masing-masing kelompok kerja
- Sumber data yang digunakan (aplikasi atau non aplikasi)
- Target atau prediksi volume kerja untuk waktu tertentu (missal satu tahun)
- Hal-hal yang mempengaruhi besaran target yang dibebankan.
Manfaat dari survey awal adalah untuk mengetahui
unsur-unsur pekerjaan yang paling banyak menyita waktu kerja. Dari unsur
pekerjaan yang paling banyak menyita wakti inilah dapat ditentukan indikator
beban kerja suatu unit kerja.
Penentuan Indikator
Beberapa hal yang mesti diperhatikan dalam menetapkan
indikator suatu unit kerja adalah :
- Merupakan hasil yang dapat diukur (kuantitas, kualitas, biaya, waktu)
- Mengetahui cara mengukurnya
- Mempunyai keterkaitan dengan penilaian kinerja karyawan / unit
- Mempunyai nilai tambah
- Dapat dilacak dan diverikasi sumber datanya
Berikut ini adalah beberapa contoh indikator dari suatu jabatan
/ pekerjaan tertentu. Studi observasi pada salah unit kerja di lingkungan PT Telekomunikasi
Indonesia (TELKOM) :
NO
|
JABATAN
|
INDIKATOR
|
SATUAN
|
1
|
·
Supervisor Akses
·
Senior Teknisi Akses
·
Teknisi Akses
|
Pasang baru
|
SSL
|
Work Order Perbaikan Gangguan
|
WO
|
||
Jumlah Testing
|
SSL
|
||
2
|
·
Supervisor Plasa,
·
Officer 3 Plasa,
·
Staf Plasa (CSR)
|
Jenis pelayanan yang disediakan di Plasa
|
Produk / layanan
|
Jumlah tamu yang dilayani
|
Orang
|
Perhitungan Beban Kerja
Analisa beban kerja untuk
unit kerja yang homogen maupun yang terdiri atas lebih dari satu
kelompok kerja, dapat menggunakan rumus (formulasi) yang sama, yakni :
BK = WKE / WKT
WKE = (VKW/VKA) x WKW
Dimana :
- BK = Beban kerja
- WKE = Waktu Kerja Efektif
- WKT = Waktu Kerja Tersedia
- VKW = Volume Kerja Wajar
- VKA = Volume Kerja Aktual
- WKW = Waktu Kerja Wajar
Tabel di bawah ini adalah simulasi data perhitungan Beban
Kerja (BK) untuk suatu jabatan / pekerjaan tertentu.
Jabatan : Supervisor Jarkab (PSB)
Indikator (VKA) :
PSB Kring
Bulan
|
Data Faktual
|
Tanpa Data Ekstrim
|
||
VKA
|
BK
|
VKA
|
BK
|
|
Januari
|
2654
|
0,64
|
2654
|
0,64
|
Februari
|
3178
|
0,77
|
3178
|
0,77
|
Maret
|
3394
|
0,82
|
3394
|
0,82
|
April
|
2685
|
0,65
|
2685
|
0,65
|
Mei
|
4158
|
1,00
|
4158
|
1,00
|
Juni
|
4555
|
1,10
|
4555
|
1,10
|
Juli
|
8716
|
2,10
|
||
Agustus
|
10485
|
2,53
|
||
September
|
6693
|
1,61
|
6693
|
1,61
|
Oktober
|
6294
|
1,52
|
6294
|
1,52
|
Nopember
|
5379
|
1,30
|
5379
|
1,30
|
Desember
|
2868
|
0,69
|
2868
|
0,69
|
Rata-Rata
|
5088
|
1,23
|
4186
|
1,01
|
Perhitungan Jumlah Karyawan
Setelah Beban Kerja (BK) suatu unit sudah diketahui,
selanjutnya dapat dilakukan perhitungan jumlah karyawan yang wajar, atau
sejumlah karyawan yang sebaiknya dipekerjakan pada unit kerja tersebut. Perhitungan jumlah karyawan disimulasikan dari data perhitungan BK di atas. Dimisalkan BK yang diperoleh di atas dari suatu unit kerja yang terdapat 5 orang karyawan eksisting untuk mengerjakan PSB tersebut. Pertanyaannya adalah : Apakah jumlah karyawan tersebut sudah merupakan jumlah yang wajar ?
Untuk menjawab pertanyaan tersebut, dapat dilihat iterasi
di bawah ini :
JUMLAH KARYAWAN
|
TAMBAH / KURANG
|
Beban Kerja (BK)
|
5 Orang
|
5 Orang
|
101,00 %
|
5 Orang
|
4 Orang
|
126,25%
|
5 Orang
|
6 Orang
|
84,17 %
|
--------------------------------------------------
Muhamad Tavip, MM
HR Expert - Telkom Corporate University
Referensi : LMFE Universitas Indonesia
Tidak ada komentar:
Posting Komentar