Konsep Analisa Beban Kerja (1)

Seringkan  kita temukan, secara kuantitas terjadi  perbedaan pendistribusian jumlah karyawan yang bekerja pada suatu lokasi kerja berbeda untuk sebuah pekerjaan yang berkarakteristik sama dan  relatif secara beban juga sama, padahal idealnya harusnya untujk pekerjaan ini mempunyai karyawan yang dipekerjakan jumlahnya sama.  Secara umum  beban lokasi kerja yang mempunyai alat produksi atau diharuskan mengelola pelanggan yang lebih banyak, cenderung mempunyai beban kerja yang lebih berat. Sudahkan perusahaan berpikiran demikian.

Idealnya memang demikian, namun banyak variabel yang mesti dipertimbangkan dalam pendistribusian karyawan. Padahal  pendistribusian / pengaturan staffing karyawan secara tepat jumlah akan berdampak terhadap peningkatan kemampuan perusahaan dalam bekerja secara efektif dan efisien.

Untuk mendistribusikan karyawan secara efektif dan efisien diperlukan suatu perhitungan beban kerja dengan cermat, artinya menggunakan parameter-parameter yang dapat diterima. Hasil suatu penghitungan beban kerja sering disebut satuan beban kerja yang dinyatakan dalam prosentase (%), dan beban kerja yang ideal adalah jumlahnya sama dengan proporsi antara Waktu Kerja Efektif (WKE) dan Waktu Kerja Tersedia (WKT)

Data Input

Penghitungan (analisa) beban kerja, sering  banyak dilakukan dengan cara atau pendekatan ”time and motion study”, dimana untuk mendapatkan data dan parameter sebagai input perhitungan diperlukan sebuah observasi, baik langsung maupun tidak langsung. Data dan parameter yang diperlukan, adalah sebagai berikut :

• Rincian aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh lokasi kerja objek
• Aktivitas-aktivitas yang paling banyak menyita waktu kerja
• Indikator-indikator aktivitas
• Peralatan kerja (hardware dan software) yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan.
• Volume pekerjaan baik yang aktual (report) dan hasil perhitungan atas dasar estimasi karyawan.
• Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan
• Waktu tambahan yang dapat ditoleransi
• Waktu kerja standar perusahaan
• Area kerja dan kondisi kerja

Analisa Data

Di atas telah disampaikan bahwa Beban Kerja (BK) yang ideal adalah adalah jumlahnya sama dengan proporsi antara Waktu Kerja Efektif (WKE) dan Waktu Kerja Tersedia (WKT), jika di formulasikan menjadi :

BK = WKE : WKT

Untuk mencari Waktu Kerja Efektif (WKE) dihitung dengan cara membandingkan Volume Kerja Efektif (VKE)  dengan Volume Kerja Aktual (VKA), yang selanjutnya dibandingkan dengan Waktu Kerja Wajar (WKW). Jika diformulasikan menjadi :

WKE = (VKW/VKA)*WKW

VKW, diperoleh dari pengakuan karyawan yang dijadikan responden. Untuk mendapatkan data ini sangat diperlukan kejujuran karyawan dalam menjawab kuesioner atau pertanyaan yang diajukan kepadanya. Sebagai pembanding keabsahan data, analis dapat melakukan penghitungan aktuan secara sampling untuk suatu periode waktu tertentu. Misalnya, untuk mendapat VKW kunjungan tamu yang dilayani oleh suatu loket service point, analis melakukan pemantauan pada suatu loket service point, dan mencatat jumlah tamu yang dilayani untuk waktu-waktu sibuk (peak time) dan waktu-waktu biasa (reguler time).

VKA, diperoleh dari volume aktual suatu periode. Ambil batas minimal dan maksimalnya, yang selanjutnya akan menjadi pembanding dari VKW. Hal ini untuk menguji validitas data  dari responden.

WKW, diperoleh dari prosentase unsur pekerjaan yang paling banyak menyitas waktu (dijadikan patokan waktu kerja utama) ditambah dengan allowance (ditetapkan dengan pertimbangan adanya kejenuhan responden saat bekerja, dan waktu alokasi untuk kegiatan lain-lain).

WKT, adalah waktu kerja yang ditetapkan oleh perusahaan, misalnya 40 jam /minggu. Dengan mengetahui informasi mengenai porsi waktu bagi kegiatan utama yang diperoleh, maka dapat diketahui besarnya waktu yang tersedia untuk melaksanakan pekerjaan utama yang menghasilkan volume kerja aktual tersebut.

Setelah data tersebut diperoleh analis dapat menghitung beban kerja suatu lokasi / unit kerja. Beban kerja yang ideal adalah 100%, oleh karena itu jumlah karyawan ideal yang seharusnya bekerja pada suatu lokasi kerja / unit kerja tertentu adalah pada beban kerja sama dengan 100% (seratus prosen). Setelah angka beban kerja diperoleh dari penghitungan, selanjutnya dapat dihitung jumlah karyawan yang ideal bekerja pada unit organisasi tersebut. Misalnya, pada suatu unit kerja terdapat 10 karyawan, dan beban kerja di unit kerja tersebut setelh dihitung 70%. Maka pada unit kerja tersebut dapat dihitung jumlah karyawan yang idealnya, sebagai berikut :

• Jika jumlahnya : 9 orang karyawan, beban kerjanya adalah  77,8%. Dihitung dari 10/9 x 70% = 77,8%
• Jika jumlahnya : 8 orang karyawan, beban kerjanya adalah  87,5 %. Dihitung dari 10/8 x 70% = 87,5%
• Jika jumlahnya : 7 orang karyawan, beban kerjanya adalah  100%. Dihitung dari 10/7 x 70% = 100%

Dari penghitungan tersebut, diperoleh bahwa pada jumlah karyawan sebanyak 7 orang, beban kerja unit organisasi tersebut sebesar 100%. Jadi dapat disimpulkan untuk unit kerja tersebut jumlah karyawan yang ideal adalah sebanyak 7 orang. Jika dipekerjakan lebih dari itu sebagai kelebihan, atau sebaliknya.

(Penghitungan secara lengkap dalam tulisan selanjutnya).

 --------------------------------------------------

Muhamad Tavip, MM

HR Expert - Telkom Corporate University