Distinct Job Manual (DJM)

DJM (Distinct Job Manual) adalah salah satu produk pengelolaan Human Resources, DJM berisikan informasi-informasi penting dari setiap  jabatan yang ada di perusahaan. Dikarenakan DJM berisi informasi-informasi penting, berarti DJM diperlukan bagi pengguna-pengguna yang berkepentingan di dalam mengelola perusahaan, baik oleh manajemen perusahaan dan karyawan yang bekerja pada perusahaan, bahkan oleh setiap pihak yang memiliki kepentingan lainnya.

Bagi manajemen perusahaan DJM memiliki kegunaaan, antara lain :

• Sebagai sumber informasi pekerjaan yang dapat digunakan sebagai referensi pemebuatan posisi / formasi untuk organisasi baru.
• Pengelolaan Human Resources yang terkait dengan pengembangan kompetensi, karir, penilaian kinerja, dan sebagainya. 
• Salah satu sumber knowledge management.
• Perintah tertulis manajemen kepada para pemangku.
• Media komunikasi penyampaian nilai-nilai. 
• Referensi bagi imlplemenatsi kesisteman Human Resources, dan sebagainya

Bagi karyawan memiliki kegunaan, antara lain :

• Mengetahui dan mengerti pekerjaannya, diharapkan setelah itu mampu bekerja dengan efektif dan produktif
• Mengetahui pekerjaan rekan lainnya, sehingga bisa dikatakan menjadi inspirasi karir bagi dirinya.
• Sebagai sumber untuk berinovasi
• Bahan untuk konseling dan coaching, dan sebagainya

Bagaimana suatu DJM dapat tersusun dengan informatif ? Untuk menyusun suatu DJM diperlukan suatu knowledge dan ketrampilan yang dinamakan Analisa Jabatan (Job Analysis). 

Secara umum analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mengidentifikasi dan menentukan secara rinci tugas-tugas (duties) dan persyaratan dari suatu jabatan tertentu. Stephen Robbin (1993) mendefinisikan analisis jabatan sebagai suatu bentuk pengembangan uraian terperinci dari tugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan, penentuan hubungan dari satu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan penentuan tentang pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan-kemampuan lain yang diperlukan karyawan untuk melakukan pekerjaan secara efisien dan efektif. 

 “Job analisis is involves developing a detailed description of the tasks involve in a job, determining the relationship of a given job to other jobs, and ascertain the knowledge, skills, and abilities necessary for an employee to successfully perform the job” (Robbin, 1993).

 

Menurut Milkovich & Newman (1999) analisis jabatan adalah proses pengumpulan informasi secara sistematik terhadap berbagai informasi terpercaya dan relevan, berhubungan dengan pekerjaan, dan asal-usul dari suatu jabatan tertentu (“job analisis is the systematic process of collecting relevant, work-related information related to the nature of a specific job”).   

Hal senada  juga dikemukan oleh Bernardin & Russel: “job analisis is the process of gathering information about a job” (Bernardin & Russel, 1993). 

Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa analisis jabatan merupakan suatu proses pengumpulan dan pencatatan informasi terpercaya dan sahih dengan suatu prosedur tertentu terhadap suatu jabatan tertentu dan persyaratan-persyaratan yang harus dimiliki oleh pemangku jabatan (job holders). Informasi-informasi tersebut adalah:

• Semua tugas, kegiatan dan tanggungjawab
• Pengetahuan, kemampuan, ketrampilan dan karakter-karakter lain yang dibutuhkan oleh si pemegang jabatan agar dapat bekerja dengan efektif
• Alasan terhadap adanya suatu jabatan tertentu dan apa yang membuatnya berbeda dari jabatan yang lain
• Standard kerja atau target yang dapat dijadikan dasar untuk mengukur kinerja.
• Kebutuhan learning / training dan sertifikasi jabatan, dan sebagainya

Satu konsep yang penting dalam analisis jabatan adalah bahwa analisis dilakukan terhadap jabatan (the job), bukan terhadap orang (person). Meskipun data diperoleh dari pemangku jabatan (incumbent) melalui pengamatan, wawancara atau pun kuestioner/angket,  produk yang menjadi hasil analisis jabatan adalah berupa uraian jabatan (job description) atau spesifikasi jabatan (specifications of the job), bukan suatu uraian tentang orang (description of the person).

Uraian Jabatan (Job description). Adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi uraian atau gambaran tentang apa saja yang harus dilakukan oleh si pemegang jabatan (jobholder/incumbent), bagaimana suatu pekerjaan dilakukan dan alasan-alasan  mengapa pekerjaan tersebut dilakukan. Uraian tersebut berisi tentang  hubungan antara suatu posisi tertentu dan posisi lainnya di dalam dan di luar organisasi dan ruang lingkup pekerjaan dimana si pemegang jabatan diharapkan dapat memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan yang ditetapkan oleh divisi/unit kerja atau tujuan organisasi secara keseluruhan

 

Spesifikasi Jabatan (Job specification). Adalah suatu pernyataan tentang kemampuan, ketrampilan, pengetahuan dan sikap-sikap yang dibutuhkan agar dapat bekerja secara efektif, lengkap dengan kualifikasi khusus, pengalaman atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki oleh seseorang sebelum menduduki jabatan tertentu. Spesifikasi jabatan sangat berguna dalam mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.


Bagaimana Analisa Jabatan yang efektif dilakukan untuk penyusunan DJM, akan diuraikan pada tulisan selenjutnya.(bersambung).

Sumber : Berbagai sumber dan pengalaman penulis